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Passwortgeschützte PDF-Datei mit Libre Office erstellen – Anleitung

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Office Dokumente werden heutzutage für den Dateiaustausch häufig in PDF-Dateien umgewandelt. Um ein Dokument besser vor den Augen Dritter zu schützen, ist es auch möglich, ein Passwort zu vergeben, welches vor Einsicht des PDFs eingegeben werden muss. In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie in Libre Office eine PDF-Datei von Ihrem aktuellen Writer- oder Calc-Dokument mitsamt Passwortschutz erstellen können.
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Ein PDF ist sozusagen ein virtueller Ausdruck Ihres Dokuments. Richten Sie also Ihre Seite genauso ein, als wollten Sie diese mit Ihrem Drucker ausdrucken.

Geschütztes PDF erstellen

Begeben Sie sich für die Erstellung des PDFs zuerst auf den Menüpunkt „Datei“ und wählen in dem nun sichtbaren Menü den Punkt „Exportieren als“ und anschließend „Als PDF exportieren...“ aus. Je nachdem, welches Libre Office Programm Sie gerade verwenden, kann das Menü abweichend aufgebaut sein. Die folgende Grafik zeigt die Situation von Libre Writer, bei Libre Calc fällt Schritt 2 hier weg.

Datei Menü - Libre Office Writer

Nun öffnen sich die allgemeinen PDF-Optionen. Da Sie hier im Normalfall nichts weiter einstellen müssen, können Sie gleich auf den Reiter „Sicherheit“ wechseln.

PDF Optionen - Libre Office

Um ein Passwortschutz einzurichten, klicken Sie dort auf den Button „Kennwörter setzen...“.

Reiter Sicherheit der PDF-Optionen

Nun erscheint eine kleine Maske. Darin können Sie nun zwei verschiedene Passwörter vergeben, die jeweils zur Bestätigung doppelt eingegeben werden müssen. Das obere Passwort schützt das Dokument davor, dass es unberechtigte Personen öffnen können. Ohne korrekte Passworteingabe können Sie das PDF-Dokument dann also nicht mehr lesen. Das untere Passwort soll dazu dienen, die Rechte innerhalb des Dokuments einzuschränken, dies soll aber nicht Thema dieser Anleitung sein. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf den Knopf mit der Aufschrift „OK“.

Kennwörter setzen - PDF-Optionen

Zum Schluss, begeben Sie sich auf den Knopf „Exportieren“ im unteren Bereich auf der rechten Seite und wählen dann einen Namen und den Speicherort für Ihr PDF-Dokument aus.

PDF öffnen

Wenn Ihr PDF nun mit einem PDF-Betrachter wie dem bekannten Adobe Reader oder auch z. B. im Firefox Browser (wie hier im Beispiel) geöffnet wird, erscheint nun zuerst die Passwortaufforderung.

Passwortaufforderung - PDF-Betrachter des Firefox Browsers

Wählen Sie möglichst sichere Passwörter

Möglicherweise hilft Ihnen bei häufigerem Austausch mit dem selben Kontakt auch mein kostenloser Passwortgenerator (Excel Tool) dabei, bessere Passwörter zu wählen.

Bitte denken Sie aus Sicherheitsgründen daran, die Zeichen vor der Verwendung einmalig zu individualisieren und dann eine Sicherung des Tools anzulegen. Libre Office unterstützt bei der Kennwort-Vergabe für die PDF-Datei leider nicht alle Sonderzeichen, das sollten Sie bei der Zeichenwahl im Generator ebenfalls beachten.

Wenn beide Parteien das Tool verwenden, haben Sie den Vorteil, dass Sie Ihrem Kontakt nie das eigentliche Passwort mitteilen müssen. Die von Ihnen angepasste Version des Generators selbst sollte aber unbedingt auf einem möglichst sicheren Weg, z. B. über eine gut geschützte Verbindung oder per USB-Stick* übermittelt werden, keinesfalls sollte dies einfach so per Mail geschehen.

Wenn Sie das Tool auch für andere Zwecke verwenden möchten, sollten Sie eine weitere Version mit anderen Zeichen erstellen, die nur Sie allein besitzen.

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