Excel Anleitung – Bedingte Formatierungen – Bedingt Farben und Rahmen anzeigen bzw. ändern

Beispiel 1: Die einfache Anwendung von bedingten Formatierungen

In diesem Beispiel soll der Preis grün gefärbt werden, wenn er unter 400 Euro liegt, dazu benötigt man bedingte Formatierungen. Um Zellen bedingt zu formatieren, müssen die zu formatierenden Zellen markiert werden. Anschließend findet man (zumindest bei Excel 2003) unter dem Menüpunkt „Format“ den Punkt „Bedingte Formatierung“, dieser muss gewählt werden. Anschließend erscheit ein Fenster, in dem man die Bedingungen eintragen kann.

In diesem einfachen Beispiel wurde noch keine Formel, sondern nur „Zellwert ist“ gewählt. Jetzt kann man sich entscheiden, ob der Zellwert (der Wert der markierten Zelle/Zellen) beispielsweise größer, kleiner oder gleich sein soll, wie der Wert den man in der Bedingung vorgibt (in diesem fall „kleiner als“ 400).

Nun kann man das gewünschte Format festlegen, in dem der Wert der markierten Zelle angezeigt werden soll, wenn die Bedingung zutrifft. Dazu klickt man auf den „Format-Button“ (rechts in der Grafik), dadurch öffnet sich das Fenster „Zellen formatieren“. In diesem Beispiel wurde die Schriftfarbe „Grün“ und der Schriftschnitt „Fett“ gewählt. Über die obigen Reiter können auch Rahmen und Hintergrundfarben verändert werden, dies ist in dem Beispiel aber nicht der Fall.

Nachdem die einzelnen Fenster mit „OK“ bestätigt wurden, sieht das Ergebnis nun wie folgt aus:

Wie man sieht, sind wie gewollt alle Preise unter 400 € in grüner Fettschrift formatiert. Wenn in der Tabelle Werte geändert werden, passt sich die Formatierung nun automatisch Ihren Bedingungen nach an.

Beispiel 2: Bedingte Formatierungen mit UND-Formel

Im zweiten Beispiel wird es schon komplizierter, der Preis soll grün gefärbt werden, wenn der Preis unter 400 € liegt und der Computer mindestens über 2 GB RAM verfügt. Da es sich hier um eine Formelbasierte bedingte Formatierung handelt, wählt man nur eine Zelle zum Formatieren aus. Der Weg führt uns wieder wie beim letzten Versuch über das Menü, „Format“, „Bedingte Formatierung“.

Normal bräuchten wir jetzt eine verschachtelte Funktion mit Wenn und „UND“, da bei der bedingten Formatierung schon die Wenn-Formel unsichtbar vorhanden ist, benötigen wir nur noch die UND-Formel. Die für diese Beispielaufgabe einzugebende Formel lautet:

=UND(F4<400;D4>=2)

Zusammen mit der vorhandenen Wenn-Formel lautet die Formel ausgeschrieben soviel wie:

Wenn der Preis (F4) kleiner (<) ist als 400 und gleichzeitig der RAM (D4) größer oder gleich (>=) 2 ist wende folgendes Format an, ansonsten lasse es so wie es ist.

Wichtige Information: Wenn Sie aus praktischen Gründen den „Zellenpicker“ rechts in der Formelzeile nutzen, achten Sie darauf, dass Excel hier automatisch die Zellen absolut adressiert, das bedeutet, dass sich Dollarzeichen vor den Spalten- und Zeilenbezeichnungen befinden. Dadurch lässt sich später zumindest in diesem Beispiel die bedingte Formatierung nicht ordnungsgemäß übertragen, von daher sollten Sie die Dollarzeichen entfernen und somit die Zellen relativ adressieren.

Nachdem auch das Format (wie im ersten Beispiel beschrieben) gewählt und beide Fenster mit OK bestätigt wurden, gilt diese Formel zuerst nur für die anfangs gewählte Zelle. In diesem Beispiel würde sich also erstmal nichts verändern, da die Bedingung bei der gewählten Zelle nicht zutrifft.

In der folgenden Abbildung können Sie sehen, wie Sie das Format (die bedingte Formatierung in diesem Fall) auf andere gleichartige Zellen übertragen können. Dazu wählen Sie im ersten Schritt die bedingt formatierte Zelle aus und klicken im zweiten Schritt auf das hier orange hinterlegte Icon mit dem Pinsel (Format übertragen). Im dritten Schritt klicken Sie mit gedrückter Maustaste auf die erste Zelle, auf die Sie das Format übertragen möchten, ziehen (weiterhin mit gedrückter Maustaste) die Maus bis zur letzten Zelle, auf die Sie das Format übertragen möchten. Nachdem Sie die Maustaste nun loslassen, können Sie das Ergebnis, wie unten abgebildet, betrachten.

Beispiel 3:Bedingte Formatierung mit UND und ODER Formel verschachtelt

Dieses Beispiel dient dazu, um zu sehen, dass auch bei bedingten Formatierungen Verschachtelungen in der Formel möglich sind. In diesem Beispiel soll der Preis grün gefärbt werden, wenn der Preis unter 400 Euro ist und der RAM mindestens 2 GB groß ist. Der Preis soll auch grün gefärbt werden, wenn die Festplatte größer als 500 GB ist.

Wie oben bereits erwähnt, beinhaltet die bedingte Formatierung prinzipiell bereits die Wenn-Funktion, daher können wir auch bequem UND und ODER verschachteln.

Die Formel lautet, wie in der Abbildung zu sehen, =ODER(C4>500;UND(F4<400;D4>=2))

In Worten bedeutet das ca. so viel:

Wenn die Festplatte (C4) größer ist als 500 oder Der Preis (F4) kleiner ist als 400 und zugleich der RAM (D4) größer oder gleich (>=) 2 ist, formatiere den Text in grüner Fettschrift, ansonsten ändere nichts.

Im Ergebnis wird jetzt der 3. Computer für 599 Euro ebenfalls in grüner Fettschrift angezeigt, weil die Festplatte über 500 GB groß ist.

Beispiel 4: Bedingte Formatierung mit mehreren (2) Bedingungen

Im vierten und letzten Beispiel wird das dritte Beispiel um eine zweite Bedingung erweitert. Das bedeutet, dass weitere Farben und andere Formatierungen eintreffen können, als in der ersten Bedingung festgelegt wurde.

Zusätzlich zum Beispiel 3 wird hier festgelegt, dass der Preis in roter Fettschrift angezeigt werden soll, wenn durch die erste Bedingung noch keine grüne Farbe verteilt wurde und die Grafikkarte lediglich über einen AGP Anschluss verfügt.

Um alle Computer mit AGP Port rot zu markieren muss dies entweder in der ersten Formel entsprechend angeglichen werden (grüne Formatierung ausschließen) oder die Reihenfolge der Formeln muss umgekehrt werden (Bedingung 1 und Bedingung 2 tauschen). In diesem Fall würde Computer 2 für 379 Euro ebenfalls in Rot gekennzeichnet sein.