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Wie funktionieren benutzerdefinierte Formatierungen in Excel – Anleitung

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Das es möglich ist, in Excel Zahlen mit Zusätzen, wie etwa einem Prozent- oder Euro-Zeichen zu schmücken, ohne die Zahl an sich zu verändern, ist sicherlich fast allen Excel-Nutzern bekannt. Natürlich können Werte auch als Datum oder Uhrzeit dargestellt werden.

Wie man es anstellt, die Darstellung von Zahlen manuell anzupassen und eigene Zusätze zu verwenden, erfahren Sie in dieser Anleitung für benutzerdefinierte Formatierungen.

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Wie erreiche ich das Menü für benutzerdefinierte Formatierungen?

Achtung: Verwechseln Sie bitte nicht die benutzerdefinierten Formatierungen mit den bedingten Formatierungen, diese können allerdings gut als Ergänzung verwendet werden.

Die einfachste Möglichkeit, das Menü für die benutzerdefinierten Formatierungen zu öffnen, ist der hier beschriebene. Nachdem Sie den zu formatierenden Bereich markiert haben, klicken Sie einfach die rechte Maustaste. Danach erscheint ein Menü, in dem Sie die Schaltfläche „Zellen formatieren“ finden, klicken Sie diese an. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie jede Menge Formatierungen vornehmen können, uns interessiert an dieser Stelle nur der Reiter „Zahlen“, unter diesem wählen Sie bitte die Kategorie „Benutzerdefiniert“. Auf der rechten Seite dieses Fensters kann nun der Typ definiert werden.

Menü - Benutzerdefinierte Formatierungen

Der Typ gibt an, wie die Zahlen in den gewählten Zellen von Excel dargestellt werden sollen. Über dem Typ, finden Sie ein kleines Live-Beispiel, daran können Sie schon einen ersten Eindruck darüber gewinnen, ob das Ergebnis so wird, wie Sie sich das gedacht haben.

Grundlagen – Zeichen und Verwendungszweck

Hier sind die gängigsten Zeichen für die benutzerdefinierte Formatierung aufgeführt.

Rautezeichen (#):

Wenn Sie anstelle einer „0“ ein Rautezeichen verwenden, wird hiermit zwar auch eine Begrenzung der maximal anzuzeigenden Zeichen vorgegeben (je nach Anzahl der Rautezeichen, jedoch können es auch weniger sein (wenn kein Zeichen vor oder hinter dem Komma steht, wird auch keins angezeigt, das Komma jedoch schon)).

Anführungszeichen (“):

Mit Anführungszeichen können Sie der Zahl noch einen Zeichenzusatz geben, wie beispielsweise das Euro-Zeichen oder andere beliebige Zeichen und Wörter.

Semikolon (;):

Das Semikolon trennt verschiedene Bereiche voneinander, wodurch sich diese unabhängig voneinander formatieren lassen. Beispielsweise können verschiedene Formatierungen für positive, negative und neutrale Zahlen gewählt werden, genau in dieser Reihenfolge.

Eckige Klammern ([]):

Eckige Klammern können beispielsweise dafür genutzt werden, um Textfarben anzugeben. Besonders viel Sinn macht das natürlich bei abgetrennten Bereichen. So kann z.B. eine negative Zahl mit einer gesonderten Farbe ausgegeben werden.

T,M und J:

Mit diesen Buchstaben, werden Datumsangaben gemacht. Dabei steht T für Tag, M für Monat und J für Jahr. Durch die verwendete Häufigkeit und Reihenfolge wird die Formatierung beeinflusst.

h,m,s und AM/PM:

Mit diesen Buchstaben können Formatierungen der Urzeitangabe beeinflusst werden. Dabei steht h für Stunde, m für Minute und s für Sekunde. Für Amerikanische Urzeiten kann noch AM/PM hinzugefügt werden, die Uhr geht dann nur noch bis 12 Uhr, zeigt aber AM oder PM für Vor- bzw. Nach- mittags an.

Beispiel 1:Darstellung einer Zahl mit Nachkommastelle und Zusatz

Als Beispiel soll eine Zahl als Kilometer anstelle von z.B. Euro ausgegeben werden. Dazu wird das Format (0,0) angegeben, damit wird Excel mitgeteilt, er soll eine beliebig große Zahl mit einer einzigen Nachkommastelle angeben, egal ob hinter dem Komma noch ein Wert steht oder nicht. Das bedeutet, wenn in der Zelle die Zahl 123 steht, gibt Excel sie als 123,0 aus.

In diesem Beispiel wird auch noch ein Zusatz verwendet. In diesem Fall („ KM“), man kann dort alles hineinschreiben, was man möchte. Achten Sie aber darauf, dass der Zusatz in Anführungszeichen geschrieben wird, ansonsten könnte die Darstellung falsch sein. Um zwischen dem Zusatz und der Zahl ein Leerzeichen einzufügen, sollte dies in der Regel innerhalb der Anführungszeichen, wie hier im Beispiel zu sehen, eingefügt werden. Unter Umständen funktioniert es auch anders, wie beschrieben funktioniert es aber auf jeden Fall. Der Zusatz kann sowohl vor, als auch nach der Zahl eingefügt werden, dadurch kann also bestimmt werden, ob die Angabe (in diesem Fall „KM“) vor oder nach der Zahl angezeigt werden soll.

Zusatz in KM verändern

Wenn Sie das Fenster nun mit OK bestätigen, wird der gewählte Bereich, wie oben im Live-Beispiel des Excelfensters zu sehen, angezeigt.

Beispiel 2: Unterschiedliche Formatierungen verwenden

In diesem Beispiel werden für negative, positive und neutrale Zahlen unterschiedliche Formatierungen angewendet. Positive Zahlen sollen mit einem vorangestelltem Euro-Zeichen und in grün dargestellt werden, negative Zahlen in rot und einem Tausender-Trennzeichen sowie mit nachfolgendem Euro-Zeichen. Neutrale Zahlen (also 0) sollen in Blau mit nachfolgendem Euro-Zeichen dargestellt werden und in einer Klammer stehen.

Die Formatierung dafür kann so aussehen: [Grün]"€ "0,00;[Rot]0.000,00" €";[Blau](0,00" €")

Man muss diese Formatierung wie 3 einzelne Formatierungen betrachten, jedes Semikolon trennt die einzelnen Formatierungen voneinander. Vor dem ersten Semikolon steht die Formatierung für die positiven Zahlen (im Plus-Bereich), nach dem ersten Semikolon steht die Formatierung für die negativen Zahlen (Minus-Bereich), im 3 Teilbereich steht die Formatierung für die neutrale Zahl (Null).

Wenn man diese lange Formatierung wie beschrieben betrachtet, stellt man fest, dass im Vergleich zum ersten Beispiel im Großen und Ganzen nur 2 kleine Unterschiede bestehen. Zum einen die Farbangabe, diese wird in eckigen Klammern vor den zu färbenden Wert angegeben, zum anderen ist das der Tausender-Trennpunkt. Hier macht es eventuell mehr Sinn, Rautezeichen anstatt Nullen vor dem Komma zu verwenden. Das bedeutet, wenn eine Zahl im Minus ist, aber nicht im Tausender-Bereich, wird das Trennzeichen und die Voranstehenden Nullen nicht mit angezeigt. Wenn die Klammern gewünscht werden (hier verwendet für neutrale Zahlen), müssen diese wie einfacher Text oder in Anführungszeichen eingegeben werden und erscheinen nach Bestätigung an entsprechender Stelle.

Unterschiedliche Formatierungen für positive, negative und neutrale Zahlen

Beispiel 3: Datumsangaben und Uhrzeiten verändern / Umformatieren

Normalerweise wird ein Datum so dargestellt, wie in der Grafik über dem Fenster zu sehen ist. Mit den benutzerdefinierten Formatierungen, können Sie z.B. auch ein kleines Wortspiel daraus machen, wie in der Grafik zu sehen ist. Das „T“ steht für Tag und verändert seine Ausgabe, je nachdem, wie oft dieser Buchstabe wiederholt wird, dasselbe gilt für „M“ wie Monat und „J“ für Jahr. In diesem Beispiel wurde der Tag in 2 verschiedenen Varianten ausgegeben (TTTT = Wochentag – ausgeschrieben) und (TT = Tag des Monats). Beim Monat ändert sich beispielsweise Mai in „05“, wenn das „M“ nur 2 Mal eingetragen wird, bei Jahr ändert sich 2012 in „12“.

Datum umformatieren

Uhrzeit:

Normalerweise wird die Uhrzeit in Stunden und Minuten ausgegeben, mit Hilfe der bedingten Formatierung kann man die Zeit aber noch um den Sekunden-Part erweitern und sogar mit Hilfe des Kürzels „AM/PM“ auf amerikanisch bzw. englisch umstellen. Wird hier nur ein einfaches „h“ angegeben, wird beispielsweise bei 1:45 nur 1:45 anstatt bei „hh“ 01:45 angezeigt. Ähnlich verhält es sich bei den anderen Angaben.

Uhrzeit umformatieren

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