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PDF-Datei aus Word, Excel und anderen Programmen heraus erstellen - Anleitung

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Wer z.B. eine fertig gestellte Office-Datei per E-Mail versenden oder auf sonstige Weise Anderen zur Verfügung stellen möchte, sollte diese besser zuerst in ein PDF-Dokument verwandeln. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie das funktioniert und warum Sie die Datei zur Verbreitung per E-Mail etc. lieber als PDF herausgeben sollten.

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Warum sollte ich eine Datei in das PDF-Format umwandeln?

Das PDF-Format stellt sicher, dass der Leser alle Formatierungen, Schriften und Grafiken so sieht, wie der Ersteller es vorgesehen hat. Beim verschicken von z.B. einem Formular kann es sonst passieren, dass dieses merkwürdig aussieht und durch falsche Formatierungen sogar die Anzahl der benötigten Seiten abweicht. Damit das Dokument falsch aussieht, reicht es, wenn der Leser der Datei nur geringfügig andere Einstellungen in seinem Programm verwendet als zuvor der Ersteller.

Darum ist es sehr zu empfehlen, fertige Dokumente, die an andere Personen weitergegeben werden sollen, in das PDF-Format umzuwandeln. Zumindest wenn das Dokument nicht mehr weiter bearbeitet werden muss. Somit ist dadurch auch ein versehentliches bearbeiten der PDF-Datei nahezu ausgeschlossen.

Um das PDF-Format lesen zu können wird der Acrobat Reader benötigt. Dieser sollte sowieso auf jedem gut organisierten Computer installiert werden, denn PDF-Dateien laufen einem im Internet zuhauf über den Weg.

Besonderer Vorteil von PDF

Auch Inhalte aus exotischen oder extrem teuren Programmen können in eine PDF Datei verfrachtet werden, dadurch muss der Leser dieses Programm nicht installieren, um die Ergebnisse betrachten zu können.

Wie wandele ich eine Datei in das PDF-Format um?

Prinzipiell findet keine wirkliche Umwandlung der Datei statt, sondern sozusagen ein Ausdruck in eine Datei, in diesem Fall in eine PDF-Datei.

PDFCreator installieren

Zuerst muss dafür ein Programm installiert werden, um Inhalte in eine PDF-Datei hineinzudrucken. Dafür eignet sich beispielsweise der PDFCreator, dieser bringt auch die nötigen „Druckertreiber“ mit und kann somit gleich nach der Installation als Drucker ausgewählt werden. Weiteres dazu, siehe nachfolgend.

PDFCreator im Einsatz

Nachdem Sie den PDFCreator installiert haben, gehen Sie in Ihrem Programm wie gewohnt auf Datei/Drucken.

PDF aus Worddatei

In der Druckerliste finden Sie ab jetzt auch einen Drucker mit dem Namen „PDFCreator“, diesen wählen Sie nun aus und bestätigen mit „OK“.

PDF Drucker wählen

Nach der Bestätigung öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Dokumententitel ändern und weitere Anpassungen vornehmen können. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

PDF erstellen

Nun öffnet sich das gewohnte „Speichern unter“ Fenster, hier können Sie den Speicherort für die PDF-Datei wählen und die Datei endgültig speichern.

Speichern unter

Nach dem Klick auf „Speichern“ öffnet sich das PDF-Dokument und Sie können sich das Ergebnis sofort ansehen.

Ergebnis als PDF-Datei

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