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Anleitung - CSV-Datei mit Excel erstellen - Trennzeichen selbst bestimmen

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Wer Datensätze von einem zum anderen Programm transferieren möchte, bekommt es häufig mit CSV-Dateien zu tun. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit Excel selbst eine CSV-Datei erstellen können und wie Sie das Trennzeichen an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

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Was sind CSV-Dateien?

Grundlegend ist eine CSV-Datei eine Textdatei, in der Daten kompakt für die Verwendung in einer Tabelle gespeichert sind. Die Spalten werden in jeder Zeile mit einem Trennzeichen (meist durch das Semikolon ";") markiert. In der Praxis können z.B. Kontaktdaten von E-Mail Clients als CSV-Datei exportiert und später in ein anderes E-Mail Programm wieder importiert werden. Das Format trifft man aber auch häufig im Web-Bereich um Daten in eine SQL-Datenbanktabelle importieren zu können.

Das Trennzeichen und was man beachten sollte:

Unter Umständen kann es Probleme geben, wenn das Zeichen, mit dem die Inhalte voneinander getrennt werden, auch im Inhalt selbst zur Verwendung kommt. Man sollte dies also möglichst meiden. Wenn die Stelle, an der man die Daten importieren möchte das zulässt, macht es Sinn hier ein anderes möglichst neutrales Trennzeichen zu verwenden.

Wo kann man das Trennzeichen ändern?

In der hier verwendeten Version "Excel 2003" gibt es dafür keine Einstellung in Excel selbst. Excel greift hier auf die Systemeinstellungen zurück.

Um zu den Einstellungen zu gelangen, gehen Sie und Windows 7 wie folgt vor:

Öffnen Sie die Systemsteuerung (Start/Systemsteuerung), wählen Sie am besten im Anschluss Rechts oben bei "Anzeige" den Punkt "Kleine Symbole" aus. Klicken Sie nun auf den Menüpunkt "Region und Sprache".

Systemsteuerung/Region und Sprache

In dem nun erscheinenden Fenster "Region und Sprache" bleiben Sie auf dem Reiter "Formate" und klicken auf "Weitere Einstellungen".

Region und Sprache - Weitere Einstellungen

Nun öffnet sich das Fenster "Format anpassen" bleiben Sie auch hier auf dem ersten Reiter "Zahlen". Weiter unten sehen Sie das Listentrennzeichen, hier tragen Sie einfach das für Sie passende Trennzeichen ein. Wenn Sie das Semikolon als Trennzeichen behalten möchten, ändern Sie nichts. Sobald Sie das Fenster mit "OK" schließen, wird Ihre Einstellung übernommen und Ihr bevorzugtes Trennzeichen wird in Ihren neuen CSV-Dateien automatisch verwendet.

Format anpassen

CSV-Datei erstellen

Achten Sie beim erstellen einer CSV-Datei immer darauf, dass nur ein einziges Tabellenblatt existiert. Löschen Sie ggf. vorher die weiteren Tabellenblätter (wenn leer) oder schieben Sie die Daten für die Umwandlung in eine andere Exceltabelle.

XLS-Datei mit Adressdaten

Nachdem Sie die entsprechenden Vorkehrungen getroffen haben, gehen Sie mit der Maus auf das Datei-Menü und klicken Sie auf "Speichern unter...".

Excel: Datei speichern unter...

Beim Speichern müssen Sie darauf achten, dass bei Dateityp "CSV" ausgewählt wird. Den Dateinamen können Sie bei Bedarf anpassen, können ihn aber auch so lassen. Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben wirft Excel eine Meldung aus, beantworten Sie diese einfach mit "Ja".

Datei als CSV speichern

Das Ergebnis

Um die CSV-Datei zu überprüfen, öffnen Sie die Datei einfach mit einem Texteditor, in diesem Fall war das Notepad++. Wie man sehen kann, werden die einzelnen Spalten jeweils mit einem Paragraphen-Zeichen (§) getrennt. In der Standardeinstellung ist es wie bereits erwähnt das Semikolon.

CSV-Datei mit Notepad++ Editor geöffnet

Sollten Sie einmal eine CSV-Datei in Excel importieren wollen oder müssen, können Sie sich auch diese Anleitung anschauen.

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Kommentare  

0 #1 Teichert 2017-06-14 20:15
Hallo,
Bin gerade dabei unsere Firmenhandys mit den gängigen Kontakten zu füttern. Leider ist meine Ausgangsdatei eine TXT. und google wille ne csv.... Mal sehen ob das hier zu Erfolg führt...

Danke

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